BPM-channel

À la création de la société, toutes les tâches en terme de négociation et gestion des contrats associés à Deutsche Post ITSolutions GmbH incombaient au service des achats. Ces responsabilités venaient s’ajouter aux activités normales du service tels que la fourniture des marchandises et services requis par la nouvelle société.

Enjeu
La société faisait face un problème courant – lorsqu’un projet avait besoin d’un soutien extérieur, ces services ne pouvaient être commandés qu’avec l’approbation du chef de service correspondant, après une recherche appropriée en terme de coûts et d’avantages. Dans certains cas, la signature du responsable de l’unité commerciale ou même de la direction générale était également indispensable. Le temps pris par cette évaluation et ces processus d’approbation complexes s’avérait problématique et dépassait souvent l’échelle des temps impartie. De plus, les approbations envoyées à des personnes en congé ou des personnes incorrectes ou encore la saisie des taux journaliers ne faisaient qu’empirer le problème.

Plusieurs solutions technologiques avaient été mises en oeuvre dans un effort de rationalisation de ces processus. Toutefois, les produits génériques, tels qu’applications bureautiques, systèmes de courrier électronique et outils Web, se sont révélés incapables de répondre aux exigences de ces processus complexes. Le manque d’interface entre toutes les technologies n’a fait qu’exacerbé le problème puisque les processus étaient obligés de recourir à la méthode papier. Il était devenu impossible de garantir la cohérence des processus et la conformité à ces derniers. Deutsche Post ITSolutions GmbH a décidé de rationnaliser ses processus en introduisant un système de gestion des processus commerciaux.

Il s’agissait d’inclure une reproduction des « formulaires de requête » utilisés sur l’intranet de Deutsche et de mettre en place une solution BPM qui permettrait de structurer le processus global et donc de gérer les risques inhérents à l’impartition des services ou de portions de projet.

Solution
Les processus, interfaces utilisateur, procédures et rôles existants ont été défi nis initialement puis adaptés à chaque service par le biais d’ateliers utilisant le concepteur graphique BPM de Metastorm. La plate-forme ouverte et standard Metastorm BPM™ a ensuite été utilisée pour intégrer les données existantes et les applications héritées, telles que SAP, et cela avec un effort minimal.

Aujourd’hui, Metastorm BPM se charge de la gestion et du flux des processus globaux de toutes les nouvelles demandes de service, et les données de base sont gérées et mises à jour dans SAP qui est chargé d’activer la commande fi nale. Les avantages de cette approche sont que les données ne sont saisies qu’une seule fois et que les groupes appropriés reçoivent l’information appropriée dans l’ordre approprié. Le système est plus intuitif et aucune information n’est perdue.

Depuis le déploiement initial, l’utilisation de Metastorm a été étendue à un certain nombre d’autres domaines tels que l’approbation d’un nouveau fournisseur (sourcing stratégique), le nouvel usage du fournisseur, etc.

Résultats
Deutsche Post ITS est extrêmement satisfait de la réussite du projet. Les demandes sont approuvées plus rapidement qu’avant. L’approvisionnement lui-même reçoit désormais les demandes plus rapidement et de façon plus structurée. Selon Ulrike Heltsch, Responsable des achats/gestion des contrats, « la refonte du processus d’approvisionnement en services externes sous forme électronique a réduit le temps entre demande et commande de 80 %. Les demandes peuvent être effectuées par le biais d’un navigateur Internet standard sans avoir à installer de logiciels supplémentaires sur chaque ordinateur. La compatibilité de Metastorm avec SAP et les autres systèmes d’information a permis de minimiser la fréquence d’erreurs et produit un fonctionnement uniforme et effi cace. Tous les membres d’un service sont en mesure de consulter et de contrôler leurs procédures à n’importe que moment ».

Certaines des capacités particulières du système sont :
- Le « contrôle suppléant » qui permet de sélectionner des approbateurs délégués ainsi que leur « activation » pendant leur congé.
- Un processus d’impression à génération individuelle qui propose différentes vues des demandes.
- L’aptitude à appeler des rapports de processus et des données de gestion au moyen d’un bouton.

Uwe Birkenhauer, Responsable du service de la gestion des informations commerciales et de l’exécution de ce projet a indiqué : « Le système BPM installé a surpassé nos attentes. Nous avions à coeur un système qui offrait contrôle et visibilité, qui pouvait facilement se joindre à d’autres systèmes et qui disposait d’un « encombrement client » nul, du fait de notre environnement informatique hétérogène. Nous avons particulièrement apprécié l’interface du concepteur Metastorm BPM. Il permet de reproduire graphiquement et très rapidement des processus et de les convertir en processus électroniques au moyen d’un bouton.

L’installation de ce système est une progression dans le sens d’un contrôle informatique des processus de gestion. Nous travaillons d’ores et déjà à déployer l’utilisation de Metastorm BPM au service des ressources humaines et de la gestion des clients. L’équipe des achats/gestion des contrats a constaté une augmentation considérable du rendement depuis l’introduction du système et est très intéressée par toute utilisation supplémentaire. L’étape suivante consiste à mettre en place une interface asynchrone avec les archives existantes en vue de stocker la commande sous forme de document dans les archives. Elle sera asynchrone de sorte à ce que les deux systèmes soient complètement indépendants l’un de l’autre.

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