Basé à Lyon, l’Aéroport Lyon-Saint Exupéry est un aéroport multi spécialiste accueillant plus de 7 millions de passagers et 13 000 mouvements d’avions commerciaux chaque année. Avec des services et des infrastructures spécialement dédiés et adaptés, Lyon-Saint Exupéry accueille 4 segments de trafic, le trafic passagers, conventionnel, de correspondance, et "low cost" mais également le trafic fret. Plus de 5 000 personnes aux métiers très variés travaillent dans les 200 entreprises implantées sur la plate-forme, dont 470 sont employés par le gestionnaire Aéroports de Lyon En mars 2007, l’Aéroport Lyon-Saint Exupéry est devenu une Société Anonyme, avec pour objectif de développer ses activités aéronautiques et extra aéronautiques, d’optimiser le fonctionnement de sa structure, mais aussi de garantir la qualité de service.

Dans ce contexte, le besoin d’une application de gestion documentaire s’est fait clairement sentir, afin d’optimiser la recherche et la mise à disposition des informations pour le personnel. Une étude d’opportunité a alors été confiée à la société PHM Consulting qui a interrogé 45 personnes. Il en est ressorti que près de 70% des informations professionnelles étaient stockées dans les boîtes personnelles des utilisateurs ou sur les postes de travail, ce qui compliquait la recherche d’informations notamment pour les équipes de nuit.

Un projet pilote est retenu fin 2006 visant à doter les équipes de l’escale d’une base de connaissance pour leur permettre de disposer en temps réel de toute l’information à jour nécessaire. Cœur de métier de l’activité aéroportuaire, l’escale comprend une centaine de salariés travaillant en horaires postés, avec des équipes de nuit. Ces équipes utilisent pour leurs besoins quotidiens des outils métiers tels que le Système d’Information Escales pour la planification des ressources aéroportuaires ainsi qu’un système de G.M.A.O pour garantir la disponibilité de toutes les infrastructures aéroportuaires (passerelles ; carrousels à bagages ; etc..) Ces tâches imposant de suivre de nombreuses procédures, il s’agissait de fournir aux utilisateurs un outil permettant de faciliter la recherche, l’accès et la restitution de toute l’information en temps réel.

Au premier trimestre 2007, un appel d’offres est lancé auquel répondent les principaux éditeurs du marché. Open Text a su séduire à la fois les équipes informatiques et qualité de services par son approche métier. L’intégrateur SQLI, partenaire d’Open Text, a également été retenu. Le projet pilote « Base de Connaissance de l’Escale » a démarré en avril 2007. Baptisée @érogeide, l’application de gestion documentaire basée sur les solutions Open Text automatise la gestion des versions de fichiers et centralise les données, soit environ 15 000 fichiers, le plus souvent des documents bureautiques. De plus, eu égard aux exigences de qualité qui imposent une traçabilité dans le déroulé les procédures, @érogeide journaliste l’ensemble des actions.

Pour faciliter l’adoption par les utilisateurs, les responsables ont pris soin de choisir huit utilisateurs pilotes, qui ont aidé la direction informatique dans le choix de l’outil, le développement de spécifications fonctionnelles, la phase de tests et recettes de l’outil, et qui ont accompagné les utilisateurs à son adoption. L’application @érogeide est née le 26 novembre 2007. Courant juin 2008, @érogeide a été étendue à l’ensemble des 470 collaborateurs de l’aéroport.

Après presque un an d’utilisation, les services informatiques sont satisfaits de l’application. « Chaque utilisateur est devenu un acteur dans le système @érogeide et partager l’information devient de plus en plus un réflexe, car l’accès au système se fait de manière tout à fait transparente via l’Explorateur Windows ou Microsoft Outllook », commente Zohra El Abed, chef de projet @érogeide. Après la création d’un portail intranet, l’Aéroport Lyon-Saint Exupéry envisage également d’ouvrir des applications à ses partenaires et sous-traitants via l’ouverture d’un extranet. Des projets d’archivage de mails, d’archivage documentaire et de Records Management devraient également voir le jour d’ici 2009.

A PROPOS
Open Text est le leader du marché des solutions de Gestion de Contenu pour l’Entreprise (ECM) qui permettent d’associer individus, processus et informations au sein des entreprises.
Tout au long de son histoire, Open Text a conjugué une tradition d’innovation avec des résultats financiers solides et en croissance permanente.
A ce jour, la société supporte plus de 17 millions d’utilisateurs représentant 13000 déploiements dans 67 pays et 12 langues au niveau mondial.
www.opentext.fr